CLEANVOIZ

Datenschutzhinweise

Diese Hinweise beschreiben, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung der Plattform CLEANVOIZ verarbeitet werden. Stand: Oktober 2026.

1. Verantwortlicher

Hygiene & Reinigungsexperten GmbH & Co. KG, Fichtenweg 20, 99098 Erfurt, Deutschland
Telefon: 0361-77793180 · E-Mail: info@reinigungsexperten.de
Weitere Angaben im Impressum.

Für Datenschutzanfragen nutze bitte die oben genannte E-Mail-Adresse.

2. Aufruf der Plattform und Hosting

CLEANVOIZ wird über die Plattform Lovable betrieben. Datenbank, Anmeldung und Dateispeicher laufen über Lovable Cloud, das auf Supabase aufbaut. Beim Aufruf verarbeiten die eingesetzten Hosting- und Infrastrukturanbieter technisch notwendige Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt, angefragte Seite, Browserangaben), um die Seiten auszuliefern und den Betrieb abzusichern.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer und stabiler Betrieb).

3. Anmeldung und Benutzerkonto

Für die Nutzung ist ein Konto nötig. Verarbeitet werden E-Mail-Adresse, Passwort (nur verschlüsselt gespeichert), optional der Name, die bevorzugte Sprache sowie die zugewiesene Rolle (z. B. Reinigungskraft, Objektleitung) und die Zuordnung zu Kunde und Standort. Die Zuordnung steuert, welche Roboter, Dokumente und Supportfälle eine Person sehen darf.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. – wenn die Nutzung durch den Arbeitgeber veranlasst ist – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Roboter, Dokumente und Wissenssuche

Hinterlegt werden Angaben zu Kunden, Standorten, Objekten und Robotern sowie hochgeladene Dokumente (z. B. Bedienungsanleitungen, Fehlercodes, SOPs). Dokumente liegen in einem nicht öffentlichen Speicher und sind nur über die Anwendung für berechtigte Personen erreichbar. Zur Beantwortung von Fragen werden die Dokumente in Textabschnitte zerlegt; für die Suche werden diese Abschnitte über den KI-Dienst (siehe Nr. 5) in Zahlenvektoren umgerechnet. Antworten stützen sich nur auf freigegebene Dokumente des jeweils ausgewählten Roboters.

5. KI-Antworten, Spracheingabe und Sprachausgabe

Für Antworten, Spracherkennung und Vorlesen nutzt CLEANVOIZ den KI-Dienst von Lovable (Lovable AI). Darüber werden die Anfragen an Modelle von OpenAI und Google weitergegeben. Je nach Funktion werden dabei verarbeitet:

  • Getippte Frage: der Fragetext und passende Abschnitte aus den freigegebenen Dokumenten des Roboters.
  • Frage per Taste („gedrückt halten“): die Sprachaufnahme wird zur Umwandlung in Text übermittelt; die Aufnahme selbst wird von CLEANVOIZ nicht gespeichert.
  • Vorlesen: der Antworttext wird zur Erzeugung der Sprachausgabe übermittelt.
  • Live-Sprachdialog: nach Tippen auf „Starten“ wird das Mikrofonsignal laufend an den Sprachdienst übertragen und die Antwort als Audio zurückgespielt. Gesprochenes wird dabei in Text umgewandelt. Der Dialog endet beim Tippen auf „Beenden“, beim Verlassen der Seite oder automatisch nach 10 Sekunden ohne Gesprächsaktivität.

Das Mikrofon wird nur nach einer bewussten Aktion freigegeben (Tippen auf „Starten“ oder Gedrückthalten der Sprechtaste) und nach Ende der Aufnahme bzw. des Dialogs wieder geschlossen. Es gibt kein dauerhaftes Mithören und kein Aktivierungswort.

Die Anbieter der KI-Modelle können ihren Sitz außerhalb der EU haben, insbesondere in den USA. Eine Übermittlung in Drittländer ist daher möglich.

Bitte nenne in Fragen keine unnötigen personenbezogenen Daten (z. B. Namen von Kolleginnen und Kollegen oder Gästen).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO (Bereitstellung der angefragten Unterstützung am Roboter).

6. Gesprächsverlauf, Sitzungen und Supportfälle

Damit Antworten nachvollziehbar sind und Supportfälle bearbeitet werden können, speichert CLEANVOIZ zu jeder Sitzung: Person, Roboter, Sprache, Art der Sitzung, Beginn und Ende sowie Fragen und Antworten als Text mit den verwendeten Dokumentquellen. Diese Verläufe sind für die Person selbst sowie für berechtigte Objektleitungen und Administratoren des jeweiligen Kunden sichtbar.

Wird ein Supportfall eröffnet, werden Roboter, Standort, Problemzusammenfassung, bisheriger Dialog und die Eskalationsstufe gespeichert und an die zuständige Stelle (Objektleitung, CLEANROBOTIX-Support oder – nach Entscheidung des Supports – Hersteller bzw. Technikpartner) weitergegeben. Die Zusammenfassung wird mithilfe des KI-Dienstes (Nr. 5) erstellt.

Eine automatische Löschfrist für Sitzungen, Verläufe und Supportfälle ist derzeit nicht eingerichtet. Daten werden gelöscht, wenn sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

7. Speicherung im Browser

CLEANVOIZ nutzt ausschließlich technisch notwendige Speicherung im Browser (Local Storage): die Anmeldesitzung, damit du angemeldet bleibst, und einen Vermerk, dass du den Speicherhinweis gesehen hast. Es werden keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Dienste eingesetzt. Schriftarten werden von CLEANVOIZ selbst ausgeliefert; dabei wird keine Verbindung zu externen Schriftanbietern aufgebaut. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Während eines Sprachdialogs hält die App den Bildschirm wach. Dabei werden keine Daten gespeichert.

8. Deine Rechte

Du hast nach der DSGVO das Recht auf

  • Auskunft (Art. 15),
  • Berichtigung (Art. 16),
  • Löschung (Art. 17),
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20),
  • Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f (Art. 21).

Wende dich dafür an info@reinigungsexperten.de.

9. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Zuständig für uns ist: Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (TLfDI), Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt, www.tlfdi.de.